Отчёт «Статистика обучаемости»

Отчёт предназначен для контроля прохождения обучений, инструктажей и проверок знаний сотрудниками компании. С его помощью можно:

• отслеживать статус обучения сотрудников;

• выявлять, кто не прошёл обязательные курсы и инструктажи;

• анализировать ситуацию по отделам;

• контролировать просроченные или незавершённые обучения.

Как формируется отчёт

Отчёт «Статистика обучаемости» формируется автоматически на основе данных системы и кадрового состава компании.

История прохождения обучений

Система учитывает все данные о ранее пройденных обучениях сотрудника:

• обучения, пройденные на платформе;

• предыдущее обучение, загруженные вручную;

• даты прохождения и сроки действия.

Эти данные формируют фактическую историю обученности сотрудника.

Требования к должности

Для каждой должности в системе есть возможность задать набор обучений.

Он определяет:

• какие курсы сотрудник должен пройти;

• какие обучения являются критически обязательными;

• требования в зависимости от должности или подразделения.

Именно этот набор задаёт «норматив», с которым сравнивается фактическое обучение.

Текущий статус назначенных обучений

Система также учитывает состояние обучения в настоящий момент:

• назначено ли обучение;

• пройдено ли оно;

• просрочено ли;

• есть ли актуальная запись.

Как сформировать отчёт

• Перейдите в раздел «Главная».

• При необходимости задайте фильтры:

  • период формирования отчёта;

  • тип обучения;

  • организацию или подразделение.

• Нажмите кнопку «Скачать отчёт».

Когда использовать

Регулярный контроль

• еженедельно или ежемесячно;

• для мониторинга уровня обученности сотрудников.

Перед проверками и аудитами

• внутренними проверками;

• внешними аудитами;

• для предварительного выявления несоответствий.

Анализ подразделений

• оценка уровня обученности по отделам;

• выявление системных проблем.

Управление рисками

• выявление сотрудников со статусом «Не сдал»;

• контроль отсутствующих данных по обязательным курсам;

• контроль критически важных обучений.

Отчётность

• предоставление данных руководству;

• анализ динамики обучения

Используйте отчёт, когда нужно оценить текущую ситуацию: проверить, кто не прошёл обучение, выявить просрочки, проанализировать данные и найти проблемные зоны. Если по результатам отчёта выявлены сотрудники с непройденными или просроченными обучениями, перейдите к работе с графиком обучения, чтобы запланировать и организовать обучение: назначить курсы, контролировать сроки, отслеживать статусы и рассчитывать бюджет.

Структура отчёта

Отчёт представлен в табличном виде:

• строки — сотрудники;

• столбцы — данные об обучениях.

1. Данные о сотруднике

• Одел/ подразделение

• ФИО

• должность

Данные используются для фильтрации и группировки.

2. Обучения

Каждый столбец — отдельное обучение:

• охрана труда

• пожарная безопасность

• первая помощь

• электробезопасность

• другие курсы

В ячейках отображается статус прохождения обучения.

Статусы

Проверка обязательных обучений

Если обучение является обязательным для должности сотрудника, система определяет его необходимость на основании назначенных наборов обучений и проверяет статус его прохождения.

Принцип работы

Для каждой должности в системе заранее задан перечень обязательных обучений. Этот перечень формируется как «набор обучений» и привязывается должности.

При формировании отчёта система:

1. определяет, какие обучения обязательны для сотрудника;

2. проверяет, есть ли у него назначение по каждому курсу;

3. сверяет факт прохождения и актуальность обучения;

4. формирует итоговый статус в ячейке отчёта.

Таким образом, отчёт показывает не просто факт обучения, а соответствие сотрудника требованиям его должности.

Ячейка подсвечивается, если:

• обучение не пройдено

• обучение не назначено

• отсутствуют данные о прохождении

Что означает подсветка:

• есть риск несоответствия требованиям

• требуется проверка статуса обучения

• возможна ошибка загрузки данных или отсутствие назначения

Что делать

1. Найти подсвеченную ячейку

2. Определить причину

   • обучение не пройдено;

   • обучение не назначено.

3. Принять меры

   • назначить обучение;

   • обновить или скорректировать данные.

Если в отчёте отображаются просроченные обучения, рекомендуем сразу перейти к работе с графиком обучения. Это позволяет оперативно назначить необходимые курсы, скорректировать сроки и запланировать прохождение обучения.

Работа с отчётом

Поиск сотрудника

• найти сотрудника по ФИО;

• просмотреть его строку;

• определить незавершённые обучения.

Контроль обучения

• выбрать столбец нужного курса;

• оценить статусы:

  • «Сдал» — норма

  • остальные — требуют внимания

Анализ подразделения

• отфильтровать нужное подразделение;

• оценить общий уровень обученности;

• выявить проблемные зоны.

Для удобства восприятия сотрудники сгруппированы по отделам и выделены разными цветами, что позволяет быстро ориентироваться в отчёте и визуально разделять подразделения.

Это позволяет:

• визуально отделять одно подразделение от другого;

• легче находить границы отделов при просмотре большого объёма данных;

• быстрее выявлять проблемные зоны внутри конкретного подразделения.

Инструменты

Актуализация данных в отчёте

Важно понимать: отчёт всегда строится на данных, актуальных на момент его формирования.

Если в отчёте отображаются неактуальные данные по сотрудникам, воспользуйтесь функцией актуализации данных сотрудников, чтобы обновить информацию перед повторным формированием отчёта.

Фильтрация

• В фильтре «Организация» укажите нужную компанию или филиал. Это сузит выборку только до сотрудников выбранной структуры.

• В фильтре «Отдел» можно выбрать одно или несколько подразделений. Это удобно, если необходимо проанализировать обучение сразу в нескольких командах или сравнить показатели между отделами.

• В поле «ФИО» начните вводить имя сотрудника — система автоматически предложит совпадения.

• В фильтре «Статус обучения» выберите нужное состояние у нужной программы обучения, например:

  • Не сдал

  • Просрочено

  • Нет истории

  Это позволит быстро увидеть проблемные или незавершённые обучения.

Сортировка

• выявление сотрудников с проблемами

• группировка данных для анализа.

Важные особенности

• отчёт охватывает весь период данных

• пустые значения не всегда означают нарушение

• корректность зависит от загрузки данных

Рекомендации

• используйте фильтры вместо ручного поиска

• регулярно проверяйте обязательные обучения

• уделяйте внимание подсветке ячеек

• в первую очередь анализируйте критически важные курсы

Заключение

Отчёт «Статистика обучаемости» позволяет контролировать прохождение обязательных обучений и своевременно выявлять несоответствия.

Его использование помогает:

• поддерживать актуальность данных по обучению сотрудников;

• снижать риски нарушений требований охраны труда и безопасности;

• повышать прозрачность процесса обучения;

• оперативно выявлять и устранять проблемные зоны.

Таким образом, на основании данных отчёта можно уверенно планировать и назначать необходимые обучения.

Регулярная работа с отчётом обеспечивает более эффективный контроль обучения в компании.